7 วิธีในการสื่อสารด้วย Digital Skill บนโลกออนไลน์อย่างเหมาะสม

ปัจจุบันวิธีการสำคัญในการสื่อสารกับผู้คนทั้งในเรื่องทั่วไปและเรื่องงานนั้น ต้องยกให้ช่องทางออนไลน์เป็นอันดับหนึ่งเลยก็ว่าได้ เพราะเป็นช่องทางที่สามารถสื่อสารกันได้อย่างสะดวกมาก ไม่จำเป็นต้องอยู่ใกล้กันหรืออยู่ในสถานที่เดียวกันก็สามารถติดต่อสื่อสารกันได้ นอกจากนั้น วิธีการนี้ยังถือเป็น 1 ใน Digital Skill ที่สำคัญต่อการทำงานในยุคนี้มากเลยทีเดียว

โดยการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลในโลกออนไลน์นั้น แน่นอนว่าจะมีความแตกต่างการพูดคุยแบบซึ่งหน้า ซึ่งถ้าหากเป็นการพูดคุยผ่าน Text เราก็จะไม่สามารถเห็นการสื่อความรู้สึกผ่านน้ำเสียงออกมา ซึ่งบางครั้งก็จะทำให้เกิดปัญหาในการไม่เข้าใจกัน หรือ miscommunication ขึ้นมาได้ ดังนั้นเมื่อติดต่อสื่อสารผ่านโลกออนไลน์ เราก็ควรที่จะระมัดระวังและสื่อสารอย่างเหมาะสมและถูกต้องตามแต่ละช่องทาง เพื่อให้ในแต่ละครั้ง เราสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การสื่อสารบนโลกออนไลน์อย่างเหมาะสมด้วย Digital Skill

การสื่อสารบนโลกออนไลน์อย่างเหมาะสมด้วย Digital Skill นั้น หลายคนอาจจะสงสัยว่ามีความเกี่ยวข้องกันอย่างไร เราจะมาอธิบายให้ฟังแบบง่ายๆ กัน นั่นก็คือ ดิจิตอลสกิลเป็นสิ่งที่จะช่วยให้เรามีความรู้ความเข้าใจในโซเชียลมีเดียประเภทต่างๆ และทำให้เราใช้ช่องทางสื่อสารแบบออนไลน์แต่ละประเภทได้อย่างเหมาะสม ซึ่งก็จะส่งผลต่อไปคือทำให้เราสามารถสื่อสารได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ลดความผิดพลาดและความเข้าใจผิดลงได้ และเป็นผลดีต่อทุกฝ่ายนั่นเอง ซึ่งเราจะพาไปดูกันครับว่าทำอย่างไร

การสื่อสารผ่าน E-mail

แม้ว่า E-mail จะถูกใช้งานมาอย่างยาวนาน แต่ก็ยังคงเป็น 1 ช่องทางในการสื่อสารบนโลกออนไลน์ที่ได้รับความนิยมอยู่ โดยเฉพาะในวงการธุรกิจ ที่ยกให้อีเมลเป็นช่องทางติดต่อสื่อสารลำดับต้นๆ ดังนั้นหากเราเข้าใจการใช้อีเมล รวมถึงรูปแบบของชื่อบัญชีที่เหมาะสม ก็จะทำให้เราสามารถใช้อีเมลในการสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ อาจจะเริ่มต้นง่ายๆ ด้วยวิธีนี้ครับ

• ตั้งชื่ออีเมลให้มีความ Neutral เช่น (ชื่อจริง).(นามสกุลทั้งหมดหรือบางส่วน)@[ชื่อโดเมน].com ชื่ออีเมลรูปแบบนี้เป็นรูปแบบพื้นฐานของการใช้อีเมลเพื่องานธุรกิจเลยก็ว่าได้

อีเมลรูปแบบนี้จะส่งผลอย่างมากในการติดต่อสื่อสาร เพราะรูปแบบชื่ออีเมลที่เหมาะสม จะช่วยเพิ่มความน่าชื่อถือให้กับตัวเราเองได้มากเลยทีเดียวครับ

การสื่อสารด้วย Messenger Application

ช่องทางนี้ถือว่าเป็นรูปแบบใหม่ในการติดต่อด้านธุรกิจ ที่เพิ่งจะเริ่มใช้กันมาไม่นานนัก แต่ก็ได้รับความนิยมไม่น้อยเลยทีเดียว เพราะมีความ Instant สามารถติดต่อได้อย่างทันทีและรวดเร็ว ทำให้สื่อสารได้อย่างสะดวก ไม่ต้องรอนานเหมือนกับการสื่อสารทางอีเมล แต่สิ่งที่ควรรู้คือการสื่อสารในรูปแบบนี้ ผู้สื่อสารและผู้รับสารต้องใช้แอปพลิเคชั่นตัวเดียวกันในการติดต่อกัน และแอปพลิเคชั่นแต่ละตัวนั้นก็มีจุดเด่นและรูปแบบการใช้งานที่แตกต่างกัน นอกจากนั้นภาษาและการติดต่อในและครั้งก็เป็นสิ่งที่สำคัญเช่นกัน หากใช้อย่างเหมาะสมก็จะทำให้การสื่อสารเป็นเรื่องง่ายขึ้นครับ

การสร้างเอกสารด้วย Word Processing

Word Processing อาจจะเป็นชื่อประเภทโปรแกรมที่หลายคนไม่คุ้นเคย แต่หากบอกว่าคือโปรแกรม Microsoft Word นั้นทุกคนรู้จักกันอย่างแน่นอน ซึ่งก็ไม่ได้มีแค่โปรแกรม Word ยังมีโปรแกรมอีกมากที่สามารถใช้สร้างงานเอกสารได้ ซึ่งเราก็ควรที่จะรู้จักให้หลากหลายโปรแกรม และมีทักษะที่สำคัญต่อการทำเอกสาร นั่นก็คือการพิมพ์ข้อความได้เร็วและถูกต้อง ซึ่งก็จะทำให้งานเอกสารเกิดข้อผิดพลาดน้อยและเสร็จในระยะเวลาอันรวดเร็วนั่นเองครับ

การทำงานร่วมกันผู้อื่นแบบออนไลน์

การทำงานกับร่วมกับผู้อื่นแบบออนไลน์นั้น เราควรที่จะมีทักษะหรือรู้จักกับโปรแกรมและแอปพลิเคชั่นที่ใช้สำหรับการทำงานประเภทนี้บ้าง เช่น รู้จักแอปพลิเคชั่นสำหรับฝากไฟล์งาน รู้จักและเข้าใจวิธีการใช้งานซอฟต์แวร์สำหรับทำงานร่วมกัน รู้จักและเข้าใจช่องทางในการทำงานร่วมกันแต่ละประเภท ซึ่งก็จะช่วยให้เราสามารถเข้าใจและปรับตัวในการทำงานได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงสามารถสื่อสารในด้านการทำงานได้อย่างประสบความสำเร็จนั่นเอง

รู้จักเครื่องมือสำหรับการสนทนาผ่านวิดีโอ

การใช้เครื่องมือสำหรับการสนทนาผ่านวิดีโอ จะช่วยให้การทำงานในกรณีที่พนักงานแต่ละคนอยู่ไกลกันนั้นมีประสิทธิภาพที่มากขึ้น เพราะการได้มีปฏิสัมพันธ์แบบเห็นหน้ากับผู้อื่นนั้น ย่อมทำให้การสื่อสารนั้นเข้าใจง่ายกว่าการคุยกันผ่านข้อความ เพราะได้เห็นทั้งสีหน้า น้ำเสียง และปฏิกิริยาของคู่สนทนานั่นเอง ดังนั้นเราก็ควรจะใช้งานแอปพลิเคชั่นที่เกี่ยวข้องให้ได้ เข้าใจการทำงานของแต่ละโปรแกรม รวมไปถึงรู้จักวิธีในการสื่อสารผ่านแต่ละแอปให้เข้าใจ เพื่อให้สื่อสารเรื่องงานได้เข้าใจทั่วกัน

การสื่อสารผ่าน Social Media

Social Media มีอิทธิพลมากต่อการทำงานในปัจจุบัน เพราะเป็นทั้งแหล่งในการค้นหาข้อมูล เป็นเครื่องมือในการติดต่อประสานงานทั้งภายในและภายนอกองค์กร รวมไปถึงเป็นช่องทางในการนำเสนอองค์กรให้บุคคลรู้จักอีกด้วย ดังนั้น การที่เรารู้จัก Social Media และเข้าใจลักษณะการใช้แต่ละประเภท ก็จะช่วยให้เราสร้างคอนเทนต์ที่เหมาะสมกับแต่ละช่องทางได้ นอกจากนั้น ข้อความที่เราสื่อสารเราก็ควรที่จะปรับให้เหมาะกับ Social Media แต่ละประเภท เช่น ทวิตเตอร์ที่สามารถพิมพ์ข้อความได้จำกัด เราก็ควรคิดข้อความที่ไม่ยาวจนเกินไป แต่ก็ยังต้องมี Key Messeage ที่เราต้องการสื่อสารด้วยเช่นกัน ซึ่งถ้าหากเราใช้งานได้อย่างเข้าใจแล้วล่ะก็ จะช่วยสร้างมูลค่าของสิ่งที่เราสื่อสารได้เป็นอย่างดีเลย

การสื่อสารในเว็บบอร์ดออนไลน์

เว็บบอร์ดออนไลน์ในปัจจุบันอาจจะไม่ได้รับความนิยมมากเหมือนแต่ก่อน และได้เปลี่ยนแปลงรูปแบบ ไปแฝงตัวอยู่บน Social Media ในลักษณะอื่นๆ ไปแล้ว แต่ก็ยังถือว่าเป็นอีกรูปแบบที่สามารถใช้สื่อสารได้ดี เพราะมักจะมาในรูปแบบของการรวบรวมผู้คนที่มีความสนใจเหมือนกันให้มาอยู่ในที่เดียวกัน (ลักษณะที่ใกล้เคียงเว็บบอร์ดในปัจจุบันก็เช่น เพจ Facebook, กลุ่มใน Facebook) ทำให้ช่องทางนี้จะช่วยสร้างคอนเนคชั่นระหว่างผู้คนที่มีความสนใจใกล้เคียงกันได้ ซึ่งมีประโยชน์ในแง่ของการทำงานมาก เช่น แชร์ประสบการณ์ ให้ความรู้ แนะแนวทางในการทำงาน ทำให้เราสามารถนำเทคนิคเหล่านั้นมาใช้ และสื่อสารด้วยการส่งต่อเทคนิคของตนเองให้กับผู้อื่นได้ ถือเป็นสร้างคอนเนคชั่นที่ดีช่องทางหนึ่งเลยทีเดียว

สิ่งที่เราสื่อสารผ่านช่องทางออนไลน์นั้น ไม่ว่าจะเป็นการสนทนาทั่วไป การสนทนาเรื่องงาน หรือการสนทนาเรื่องธุรกิจ สิ่งที่สำคัญคือเราจะต้องสื่อสารให้สั้น กระชับ ชัดเจน และตรงประเด็นที่ต้องการสื่อสาร ถ้าหากทำได้ก็จะส่งผลให้ภาพลักษณ์ของเรานั้นดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น ซึ่งเป็นผลพลอยได้ แต่สิ่งที่จะได้มาจากการที่เราสื่อสารได้ดีนั้น ก็คือประสบความสำเร็จในสิ่งที่ต้องการจะสื่อสารนั่นเองครับ