ข้อดีข้อเสียของการใช้ IT Outsource ?

ก่อนที่เราจะรู้ว่าข้อดีข้อเสียของการใช้บริการ IT Outsourcing ในองค์กรคืออะไร? เรามาทำความรู้จักความหมายของ Outsourcing กันก่อนดีกว่าค่ะ "Outsourcing" แปลโดยรวมก็คือ "การจัดจ้างงานจากภายนอก" ซึ่งหมายถึง การที่ธุรกิจหรือหน่วยงานมอบหมายงานบางส่วนให้กับบุคคลหรือองค์กรภายนอกมาดำเนินการแทน โดยจะเป็นผู้กำหนดและควบคุมกำกับทุกส่วน ตั้งแต่นโยบายไปจนถึงการปฏิบัติงานในทุกขั้นตอนของผู้รับจ้าง

หรือให้อธิบายง่ายๆ เลยก็คือ การถ่ายงานที่ไม่ใช่หัวใจสำคัญขององค์กรไปให้บริษัทอื่นที่มีความเชี่ยวชาญในงานนั้นๆ เป็นผู้รับผิดชอบ เนื่องจากบริษัทอื่นมีต้นทุนในการทำงานนั้นๆ ที่ต่ำกว่า สามารถทำงานได้โดยมีคุณภาพที่ดีกว่า และเพื่อให้องค์กรได้มุ่งเน้นเฉพาะ Competencies ของตนเองนั่นเองค่ะ

เหตุผลหลักที่องค์กรนิยมใช้บริการ IT Outsourcing ?

คงต้องบอกเลยว่าข้อดีข้อเสียนั้นมีเยอะมาก แต่เหตุผลหลักที่องค์กรนิยมใช้บริการ IT Outsourcing ก็คือ เพื่อประหยัดงบประมาณ ลดเวลาในการทำการตลาด แก้ปัญหาการเปลี่ยนงานบ่อยของพนักงาน และเพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นต่อองค์กรนั่นเองค่ะ

ข้อดี

1. ช่วยลดต้นทุนขององค์กร งานด้าน IT หลายอย่างมีต้นทุน overhead cost เช่น ค่าอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ค่าซอฟต์แวร์ ซึ่งอาจไม่คุ้มค่าที่องค์กรจะลงทุน แต่บริษัทที่ทำธุรกิจ Outsourcing ได้ลงทุนในสิ่งเหล่านี้ไปแล้วเพื่อรองรับลูกค้าจำนวนหลายราย นอกจากนี้บริษัท IT Outsourcing หลายแห่งดำเนินการอยู่ในประเทศที่มีค่าแรงต่ำ เช่น อินเดีย ทำให้มีต้นทุนในการดำเนินงานที่ต่ำกว่า

2. คุณภาพงานที่ดีกว่า บริษัท Outsourcing มักจะมี know-how ที่เกิดจากประสบการณ์ในการให้บริการกับลูกค้าหลายราย และมีบุคคลากรที่มีความรู้เฉพาะทางในด้าน IT ทำให้สามารถดำเนินงานได้อย่างมีมาตรฐานและมีคุณภาพสูงกว่าการที่องค์กรจะทำเอง

3. ช่วยให้องค์กรมุ่งเน้นเฉพาะงานที่เป็นหัวใจสำคัญ การ Outsource งานที่ไม่ใช่หัวใจสำคัญขององค์กรไปให้บริษัทอื่น นอกจากจะช่วยลดต้นทุนขององค์กรแล้ว ยังช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถลดภาระงานที่ไม่ใช่หัวใจสำคัญ เพื่อมุ่งเน้นและพัฒนา function ที่เป็นหัวใจหลักขององค์กรให้มีความแข็งแกร่งมากขึ้น

4. ความได้เปรียบที่เกิดจาก time zone ที่แตกต่างกัน เช่น การส่งข้อมูลการซื้อขายหลักทรัพย์ของตลาด NYSE หลังจากปิดตลาดแล้วไปยังบริษัท Outsourcing ในประเทศอีกซีกโลก เช่น อินเดีย เพื่อทำการประมวลผลข้อมูลและจัดทำบทวิเคราะห์ข้อมูล ส่งกลับมาให้ผู้บริหารใน New York ในเช้าวันรุ่งขึ้นเพื่อใช้เป็นข้อมูลในการตัดสินใจได้ทันที

ข้อเสีย

1. การเปิดเผยความลับขององค์กร การ Outsource งานบางประเภททำให้องค์กรจะต้องเปิดเผยข้อมูลสำคัญบางอย่างให้แก่บริษัท Outsourcing เช่น ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลโครงการในอนาคตขององค์กร หรือข้อมูลทางการเงิน ซึ่งอาจมีความเสี่ยงที่ข้อมูลจะหลุดไปถึงบริษัทคู่แข่งได้

2. ผลงานของบริษัท Outsourcing ไม่เป็นไปตามที่ต้องการ องค์กรจะต้องมีการติดต่อประสานงาน (interface) กับบริษัท Outsourcing อย่างละเอียดรอบคอบ เพื่อให้งานเป็นไปตามที่ต้องการ แต่อาจมีความเสี่ยงที่ผลงานของบริษัท Outsourcing จะไม่เป็นไปตามที่ต้องการ ทำให้ต้องเสียเวลาในการแก้ไข ซึ่งอาจส่งผลเสียหายต่องานโดยรวมขององค์กรได้ และการที่องค์กรจะเปลี่ยนบริษัท Outsourcing เป็นบริษัทอื่นก็ไม่ใช่เรื่องง่ายนัก เนื่องจากมี switching cost ในการโอนถ่ายงานสูง

จะเห็นได้ว่าการเลือกใช้บริการ Outsourcing เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ของการทำธุรกิจในยุคนี้ แต่ก่อนที่องค์กรจะตัดสินใจเลือกใช้ Outsource ควรต้องคำนึงและพิจารณาก่อนว่าจะเป็นการจ้างเพียงครั้งเดียว หรือมีระยะเวลาต่อเนื่องยาวนาน ซึ่งไม่ว่าจะเป็นการจ้างแบบใดก็ตาม ล้วนแล้วแต่ส่งผลต่อการดำเนินธุรกิจทั้งสิ้น ดังนั้น องค์กรจะต้องเข้าใจธรรมชาติของ Outsource และพิจารณาว่า Outsource นั้นมีความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของงานในองค์กรหรือไม่ เพราะไม่เช่นนั้นแล้วองค์กรก็อาจจะประสบกับความล้มเหลวและงานสะดุดเสียหายได้นั่นเองค่ะ

ขอบคุณข้อมูลจาก TechSpace