5 เทคนิคการเขียน Email ภาษาอังกฤษอย่างไรให้ดูโปรฯ

5 เทคนิคการเขียน Email ภาษาอังกฤษอย่างไรให้ดูโปรฯ

เทคนิค, Email, ภาษาอังกฤษ, เรียนรู้, เป็นทางการ, ติดต่อ ธุรกิจ, ข้อความ เหมาะสม, ระดับภาษา, ประเด็น

ในการทำงานนั้น การสื่อสารผ่านอีเมลถือเป็นเรื่องที่สำคัญมาก เรียกได้ว่าเป็นช่องทางหลักสำหรับการสื่อสารในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับ Business เลยก็ว่าได้ และแน่นอนว่ามีสิ่งหนึ่งที่สำคัญสำหรับอีเมลนั่นก็คือเรื่องของภาษา โดยเฉพาะภาษาต่างประเทศที่สำคัญที่สุดอย่าง English ที่องค์กรในยุคปัจจุบันมักใช้เป็นภาษาหลักในการสื่อสารผ่านอีเมล แต่บางคนก็จะมีความกังวล เพราะยังไม่ค่อยแม่นในการใช้ภาษานี้เท่าไหร่นัก วันนี้เราจึงมี 5 เทคนิคดีๆ สำหรับการเขียน Email ในภาษาอังกฤษมาฝากกันครับ

การเขียนอีเมลเป็นภาษาต่างประเทศนั้น ถือว่ามีความสำคัญมากในยุคปัจจุบัน เพราะในองค์กรหลากหลายแห่งในไทย ไม่ได้มีแค่พนักงานที่เป็นชาวไทยเท่านั้น แต่ยังมีพนักงานที่เป็นชาวต่างชาติด้วย ดังนั้น English จึงมีความสำคัญในฐานะของภาษากลางสำหรับการสื่อสาร ดังนั้นในการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจผ่านอีเมลภายในหรือภายนอกองค์กร ก็มักจะใช้ภาษา English เป็นหลัก ดังนั้นผู้ที่ใช้อีเมลติดต่อสื่อสารเป็นประจำ ก็ต้องเรียนรู้การเขียนอีเมลภาษา English ในลักษณะที่เป็นทางการ เพื่อให้เหมาะสมต่อการสื่อสารในเรื่องการงานนั่นเอง

 

5 วิธีการเขียน Email เป็นภาษาอังกฤษให้ดูโปรฯ

เทคนิค, Email, ภาษาอังกฤษ, เรียนรู้, เป็นทางการ, ติดต่อ ธุรกิจ, ข้อความ เหมาะสม, ระดับภาษา, ประเด็น

สำหรับ 5 วิธีในการเขียน Email เป็นภาษาอังกฤษให้ดูโปรฯ นั้น เราก็มีมาฝากดังนี้ครับ

 

เริ่มต้นอีเมลด้วยคำทักทาย

เทคนิค, Email, ภาษาอังกฤษ, เรียนรู้, เป็นทางการ, ติดต่อ ธุรกิจ, ข้อความ เหมาะสม, ระดับภาษา, ประเด็น

ในกรณีที่เป็นการติดต่อธุรกิจ การขึ้นต้นอีเมลนั้นควรจะมีความเป็นทางการ ซึ่งรูปแบบของการขึ้นต้นอีเมลธุรกิจนั้น หลักๆ จะมีอยู่ไม่กี่วิธี ดังนี้ครับ

  • รูปแบบทั่วไปที่เป็นทางการ เป็นรูปแบบที่นิยมใช้กันส่วนมาก เพราะมีความเป็นกลาง โดยควรขึ้นต้นด้วย 

[ Dear + คำนำหน้า + ชื่อผู้รับอีเมล ]

เช่น

Dear Mr. Mark

Dear Mr. Johnny

สำหรับในไทย จะมีอีกหนึ่งรูปแบบที่ยืมภาษาไทยมาใช้ในการเขียนคำนำหน้าเป็นภาษาอังกฤษ

[ Dear + Khun + ชื่อผู้รับอีเมล ]

เช่น

Dear Khun Chittaphon

Dear Khun Phonnubphan

  • รูปแบบสำหรับการติดต่อครั้งแรก ในกรณีที่เราอาจจะเพิ่งเคยติดต่อกับผู้รับในครั้งแรก ควรที่จะเขียนโดยใช้รูปแบบดังนี้

[ Dear + คำนำหน้า + ชื่อสกุลผู้รับอีเมล ]

เช่น

Dear Ms. Trilawney

Dear Mr. Dumbledore

รูปแบบนี้จะเหมาะสมกับการติดต่อสำหรับชาวต่างชาติมากกว่า เพราะสำหรับคนไทยนั้นสามารถใช้รูปแบบในหัวข้อก่อนหน้าได้ เนื่องจากวัฒนธรรมไทยไม่นิยมการเรียกชื่อสกุลของผู้อื่นเท่ากับวัฒนธรรมตะวันตก

  • รูปแบบสำหรับการติดต่อที่ไม่ทราบชื่อผู้รับ ในกรณีที่ไม่ทราบชื่อผู้รับอีเมล การขึ้นต้นควรจะขึ้นต้นด้วยวลีเหล่านี้

Dear Principal

Dear Sir/Madam

To whom it may concern

วลีเหล่านี้ถือว่ามีความเป็นกลางและสุภาพ ในกรณีที่จะใช้กล่าวถึงบุคคลอื่นที่ไม่ทราบชื่อ

 

เริ่มต้น Paragraph แรกด้วยรูปแบบที่เหมาะกับแต่ละครั้ง

เทคนิค, Email, ภาษาอังกฤษ, เรียนรู้, เป็นทางการ, ติดต่อ ธุรกิจ, ข้อความ เหมาะสม, ระดับภาษา, ประเด็น

การส่งอีเมลในแต่ละครั้ง แน่นอนว่าก็จะมีจุดประสงค์ในการติดต่อที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งก็จะมีรูปแบบในการส่งที่แตกต่างกัน ดังนี้

  • ขึ้นต้น Paragraph ด้วยประโยคทักทายทั่วไป 2-3 ประโยค ในกรณีที่เป็นการติดต่อครั้งแรก เราควรที่จะขึ้นต้นด้วยประโยคทักทายทั่วไปประมาณ 2-3 ประโยคเพื่อความเหมาะสม แล้วจึงตามด้วยการแนะนำตัว ยกตัวอย่างเช่น

Hello, this is my first E-mail to contact with your Company. Hope we can have a pleasant journey. My name is Natasha Smith, a Software Tester of The Stark Company…

  • ขึ้นต้นด้วยการอ้างอิงถึงอีเมลก่อนหน้า ในกรณีที่เป็นการติดต่อกลับหรือเกี่ยวข้องกับการติดต่อก่อนหน้านี้ เราสามารถขึ้นต้นด้วยวลีหรือประโยคเหล่านี้ได้ ยกตัวอย่างเช่น

As per your request (ตามคำขอของคุณก่อนหน้านี้)

Further to (someone’s) last email (อ้างถึงเมลที่ส่งมาก่อนหน้า)

  • ขึ้นต้นด้วยประโยคที่เป็นการบอกจุดประสงค์ ในกรณีที่ต้องการให้อีเมลกระชับ และเคยติดต่อผู้รับมาก่อนหน้าแล้ว ก็สามารถขึ้นต้นเป็นประโยคที่บอกจุดประสงค์ได้เช่นกัน

I’m eager to get your advice on (Something) 

ผมต้องการที่จะได้รับคำแนะนำจากคุณในเรื่อง…

I’m getting back to you about (something)

ดิฉันติดต่อกลับเข้ามาด้วยเรื่อง…

(Someone) recommended I get in touch with you

(ชื่อผู้ถูกอ้างอิง) แนะนำให้ผมติดต่อมาที่คุณ

I’m writing in response to your job posting for the (Position)

ดิฉันติดต่อมาตามประกาศรับสมัครตำแหน่ง xxx ของคุณ

 

เนื้อหาที่ส่งควรกระชับ มีประเด็นไม่เยอะ

เทคนิค, Email, ภาษาอังกฤษ, เรียนรู้, เป็นทางการ, ติดต่อ ธุรกิจ, ข้อความ เหมาะสม, ระดับภาษา, ประเด็น

ความกระชับนั้นถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการติดต่อสื่อสาร ดังนั้นหากเราสามารถจบใจความทั้งหมดในไม่กี่ประโยคได้ ก็จะเป็นเรื่องที่ดี นอกจากนั้นประเด็นในการส่งแต่ละครั้งก็ไม่ควรเกิน 2-3 ประเด็น หรือถ้ามีประเด็นในการสนทนามาก ก็ควรจะทำเป็นหัวข้อๆ เพื่อความอ่านง่าย ยกตัวอย่างดังนี้ครับ

Due to the Coronavirus Outbreak, Our company will be work at home from next Monday until further notice.

As you have participated in an Academic Interview on October 17th. We would like to announce that you have been selected for study in the College of Medicine. You can find helpful information for an incoming student here at admission.uca.edu

As per your request, We Would like to inform you about the Product Selling Regulations on our website. Please read it carefully.

      • Goods must not be used, or a second-hand item.
      • Price should not lower or upper than 50% of the retail price.
      • Items must be sent to the customer in 3-5 days.
      • If items are lost or stolen during transport, we will refund all of the cost to seller and customers

 

ลงท้ายอีเมลด้วยคำขอบคุณหรือคำบอกลา

เทคนิค, Email, ภาษาอังกฤษ, เรียนรู้, เป็นทางการ, ติดต่อ ธุรกิจ, ข้อความ เหมาะสม, ระดับภาษา, ประเด็น

การลงท้ายอีเมลก็เป็นส่วนที่สำคัญเช่นกัน ซึ่งส่วนมากมักจะลงท้ายด้วยคำขอบคุณ หรือการกล่าวลาเพื่อเป็นมารยาท ซึ่งจะมีรูปแบบโดยทั่วไป เช่น

Thank you for your cooperation

I appreciate your help with this. Let us know what you think about this.

Have a wonderful day.

We looking forward to hearing from you.

If you have any questions or concerns, do not hesitate to let us know.

 

ตั้งหัวข้ออีเมลด้วยคำที่กระชับและตรงประเด็น

เทคนิค, Email, ภาษาอังกฤษ, เรียนรู้, เป็นทางการ, ติดต่อ ธุรกิจ, ข้อความ เหมาะสม, ระดับภาษา, ประเด็น

การตั้งหัวข้ออีเมลก็เป็นส่วนสำคัญ ที่จะช่วยบอกถึงรายละเอียดของเนื้อหาในอีเมลแบบคร่าวๆ ซึ่งควรจะมีความอยู่ที่ไม่เกิน 5-8 คำ เช่น

Admission result for MBA program

Business Analysis Weekly Report #10

[Urgent] Advance booking for Meeting room #705

[Confidential] Business Cashflow Report #Q1

Software Testing Monthly Report #5

จากในตัวอย่าง เราก็จะพอเข้าใจได้คร่าวๆ ว่าอีเมลที่ส่งมาเป็นหัวข้อเกี่ยวกับอะไร มีความสำคัญ หรือความลับไหม การตั้งหัวข้อเป็นสิ่งที่สำคัญ เพราะผู้รับส่วนมากมักจะเลือกอ่านอีเมลที่หัวข้อมีความสำคัญกับงานมากกว่าอีเมลทั่วไป หากตั้งชื่อได้เหมาะสมก็จะช่วยให้ได้รับการตอบรับที่รวดเร็วขึ้น

 

ก็จบกันไปแล้วนะครับสำหรับ 5 วิธีที่จะช่วยให้การเขียนอีเมลของคุณมีความ Professional มากขึ้น แน่นอนว่าสิ่งที่สำคัญมากที่สุดก็คือเรื่องของระดับภาษาที่ควรเป็นทางการ ประเด็นที่จะสื่อสารต้องมีความชัดเจนและไม่ยาวจนเกินไป รวมไปถึงเรื่องของศัพท์หรือข้อความ ที่ต้องมีการเลือกใช้ให้เหมาะสมกับผู้รับแต่ละคน ซึ่งหากเราหมั่นฝึกฝนหรือเขียนบ่อยๆ เรารับรองเลยว่าคุณจะเขียนได้ดีมากขึ้นเรื่อยๆ ในอนาคตครับ

บทความที่เกี่ยวข้อง
Jobs aSearcher