เทคนิคการเขียน Job Description ที่ HR ต้องรู้! เขียนอย่างไรให้เคลียร์?

เทคนิค, การเขียน, Job Description, HR, JD, ลักษณะงาน, ตำแหน่งงาน, หน้าที่, การทำงาน

เทคนิคในการจัดทำ JD ให้สำเร็จ!

เทคนิค, การเขียน, Job Description, HR, JD, ลักษณะงาน, ตำแหน่งงาน, หน้าที่, การทำงาน

ต้องบอกเลยว่าสิ่งสำคัญที่สุดในการประกาศรับสมัครงานและเป็นสิ่งหนึ่งที่ใช้ในการบริหารงานบุคคล ก็คือ JD หรือคำบรรยายลักษณะงานนั่นเองค่ะ และก่อนที่เราจะไปทำความรู้จักกับเทคนิคของการเขียน Job Description ที่ HR จะต้องรู้ว่าควรเขียนอย่างไรให้เคลียร์? ก่อนอื่นเรามาทำเข้าใจกันดีกว่าว่า JD มีความสำคัญอย่างไร? จัดทำขึ้นเพื่ออะไร? คำตอบก็คือ เพื่อให้พนักงานทราบขอบเขตการทำงานของตัวเองที่ชัดเจน ใช้เป็นตัวชี้วัดประเมินผลพนักงาน และยังใช้ในการคัดเลือกพนักงานใหม่อีกด้วยค่ะ

ซึ่ง JD ที่ดีต้องระบุได้ว่าตำแหน่งนี้จะต้องทำงานอะไรบ้าง อยู่โครงสร้างไหนขององค์กร มีสายการบังคับบัญชาอย่างไร รวมไปถึงฝ่าย HR ต้องสามารถรู้ได้ว่าควรจะพัฒนาทักษะอะไรให้ตำแหน่งนี้เกิดความก้าวหน้าขึ้นด้วย ซึ่ง HR ที่ต้องทำหน้าที่สรรหาบุคลากรนั้นอาจจะต้องเป็นหัวเรี่ยวหัวแรงหลักในการจัดทำ JD ของแต่ละตำแหน่งให้เหมาะสม โดย JD ที่ดีนั้นก็ไม่ควรเขียนขึ้นโดยฝ่าย HR เพียงฝ่ายเดียว เพราะไม่มีทางที่ HR จะรู้รายละเอียดในการทำงานของทุกฝ่ายได้หมด สิ่งที่ HR ควรทำมากที่สุดก็คือการเป็นเจ้าภาพหลักคอยประสานงานแต่ละส่วนในการจัดทำ JD โดยให้ผู้ปฎิบัติงานจริงในตำแหน่งนั้นๆ เขียนลักษณะงานตามที่เกิดขึ้นจริง แล้วก็ต้องให้หัวหน้างานระดับสูงดูภาพรวมของ JD ว่าสอดคล้องกับนโยบายขององค์กรหรือเป้าหมายความสำเร็จอื่นๆ หรือไม่ จากนั้น HR จึงจัดทำ JD สุดท้ายเพื่อเป็นมาตรฐานขององค์กรอีกครั้ง

การเขียน Job Description ที่ HR ต้องรู้!

เทคนิค, การเขียน, Job Description, HR, JD, ลักษณะงาน, ตำแหน่งงาน, หน้าที่, การทำงาน

มาทำความรู้จักกับเทคนิคการเขียน JD กัน! Job Description หรือที่นิยมเรียกกันสั้นๆ ว่า JD ก็คือคำบรรยายลักษณะงานของแต่ละตำแหน่ง ภาษาไทยทางการอาจเรียกว่า "ใบพรรณนาหน้าที่งาน" หรืออาจเรียกให้เข้าใจง่ายขึ้นว่า "เอกสารแสดงหน้าที่ความรับผิดชอบ" ซึ่งจะต้องระบุคุณสมบัติ ขอบเขตการทำงาน ภาระหน้าที่ ความรับผิดชอบ รวมถึงโครงสร้างของการบริหารงานให้ชัดเจนที่สุด

วัตถุประสงค์ของ Job Description

เทคนิค, การเขียน, Job Description, HR, JD, ลักษณะงาน, ตำแหน่งงาน, หน้าที่, การทำงาน

1. กำหนดหน้าที่ ความรับผิดชอบ ขอบเขตของตำแหน่งงาน และคุณสมบัติที่จำเป็นในตำแหน่งงานนั้น
2. เป็นเกณฑ์ในการบริหารงานบุคคลขององค์กร ตั้งแต่คัดเลือกพนักงานใหม่ พิจารณาโยกย้าย ไปจนถึงการเลื่อนตำแหน่ง เพื่อความก้าวหน้าทางสายอาชีพ
3. เป็นหลักในการประเมินการทำงานของแต่ละตำแหน่ง
4. ทำให้เห็นโครงสร้างขององค์กรอย่างชัดเจน การทำงานไม่ซ้ำซ้อนกัน

ประโยชน์ของ Job Description

เทคนิค, การเขียน, Job Description, HR, JD, ลักษณะงาน, ตำแหน่งงาน, หน้าที่, การทำงาน

1. ใช้สร้างมาตรฐานในการสรรหา คัดสรร ว่าจ้าง คนที่มีคุณสมบัติตรงกับความต้องการเข้าทำงานในตำแหน่งที่เหมาะสม
2. ใช้เป็นเกณฑ์ประเมินศักยภาพการทำงานของพนักงาน
3. ใช้ประเมินโครงสร้างในการทำงาน เช็คความลื่นไหลของระบบการทำงาน
4. ช่วยให้องค์กรอุดรูรั่วในทักษะที่ขาดได้ ทั้งยังช่วยให้ฝ่าย HR วางแผนพัฒนาทักษะที่จำเป็นให้ดียิ่งขึ้นสำหรับแต่ละตำแหน่งด้วยเช่นกัน
5. ช่วยให้ทุกฝ่ายเข้าใจฟังก์ชั่นในการทำงานได้อย่างชัดเจน
6. สร้างความยุติธรรมในการจ้างงานให้กับทั้งพนักงานและองค์กรเอง

Job Description ที่ดี ควรมีลักษณะดังนี้

เทคนิค, การเขียน, Job Description, HR, JD, ลักษณะงาน, ตำแหน่งงาน, หน้าที่, การทำงาน

1. เขียนจากผู้รู้/ผู้ทำงานจริง

Job Description ที่ดีไม่ใช่เอกสารที่ทำขึ้นเพื่อให้เป็นมาตรฐานองค์กรแต่ใช้งานไม่ได้จริง ไม่ได้ต้องการคำสวยหรูที่อ่านแล้วไม่เข้าใจ JD ที่ดีนั้นควรเขียนขึ้นจากผู้รู้หรือผู้ที่ปฎิบัติงานจริง เพื่อให้คำบรรยายลักษณะงานชัดเจนและครบถ้วนที่สุด และนำไปใช้งานได้จริง เป็นประโยชน์ต่อองค์กร

2. กระชับ ได้ใจความ

ถึงแม้ว่าความหมายของ Job Description ก็คือการบรรยายลักษณะของงาน แต่การเขียนบรรยายนั้นไม่ควรเวิ่นเว้อ พูดในสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้อง ซึ่ง JD ที่ดีควรกระชับ ได้ใจความ ตรงประเด็น เข้าใจง่าย เพื่อไม่ให้คนที่เข้ามาทำงานในตำแหน่งนี้เกิดความสับสนในการทำงาน รวมถึงไม่ทับซ้อนหรือขัดแย้งกับผู้ร่วมงานคนอื่นด้วย

3. เข้าใจง่าย

Job Description ไม่ควรสื่อสารด้วยคำที่ยาก กำกวม ซับซ้อน ไม่ชัดเจนแน่นอน อย่างเช่นคำว่า อาจจะ, น่าจะ, จะแจ้งให้ทราบในอนาคต ฯลฯ ถ้าหากมีการใช้ศัพท์เทคนิค อักษรย่อ หรือแม้แต่ภาษาต่างประเทศ ก็ควรมีการอธิบายเพิ่มเติมหรือขยายความด้วยวิธีใดก็ตามที่ทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น

4. ครบถ้วน

ความซื่อตรงและซื่อสัตย์ต่อกันเป็นสิ่งที่ควรยึดถือ องค์กรเองก็ควรจะสื่อสารตรงไปตรงมากับพนักงานทุกคนเช่นกัน การเขียน Job Description ในแต่ละตำแหน่งไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ ตกหล่น หรือแม้แต่จงใจตกหล่นแล้วมาเติมในภายหลัง อาจสร้างความเสียหายต่องานนั้นได้ รวมถึงสร้างความไม่พอใจให้กับพนักงานในตำแหน่งนั้นได้เหมือนกัน ทางที่ดีควรเขียน JD ให้ครบตั้งแต่แรก เพื่อความยุติธรรมต่อทั้งสองฝ่าย

5. ปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

Job Description ที่ดีควรมีการปรับปรุงแบบฟอร์มและปรับปรุงเนื้อหาอยู่เสมอ ซึ่งฝ่าย HR ต้องมีการอัปเดตข้อมูล JD ให้เป็นปัจจุบัน โดยที่ HR ต้องตรวจสอบและติดตามผลว่าเนื้อหาใน JD ได้ถูกนำไปใช้ในระบบบริหารและพัฒนาบุคลากรหรือไม่ ถ้าไม่ HR ก็ควรปรับเปลี่ยนโดยเพิ่มเนื้อหาบางส่วนเข้าไปเพื่อให้สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการจัดการบุคลากรได้มากขึ้น

โครงสร้างของ Job Description ควรประกอบไปด้วย

เทคนิค, การเขียน, Job Description, HR, JD, ลักษณะงาน, ตำแหน่งงาน, หน้าที่, การทำงาน

- ตำแหน่ง/สังกัด (ฝ่ายหรือแผนก)
- คุณสมบัติ/ทักษะที่จำเป็นต่อการทำงาน
- หน้าที่และความรับผิดชอบในการทำงาน
- โครงสร้างตำแหน่ง/สายงานบริหาร/สายงานบังคับบัญชา
- อัตราจ้าง/เงินเดือน

หากฝ่าย HR เขียน JD ไม่เคลียร์แล้วล่ะก็ นอกจากคนทำงานในตำแหน่งนั้นๆ จะไม่เข้าใจกับบทบาทหน้าที่ของตัวเองแล้ว JD ที่ไม่เคลียร์อาจทำให้เกิดการทำงานที่ทับซ้อนกันได้ หรือไม่ก็เกิดเป็นพื้นที่สีเทาที่ไม่รู้ว่าใครกันแน่ที่จะต้องรับผิดชอบทำงานในส่วนนี้อย่างแท้จริง อาจจะส่งผลกระทบต่อทั้งตัวพนักงานเองและองค์กรเองได้

ขอบคุณข้อมูลจาก HR NOTE.asia

บทความที่เกี่ยวข้อง
  • Cloud-คืออะไรสำคัญกับ-HR-ยุคใหม่อย่างไร

    Cloud คืออะไร? สำคัญกับ HR ยุคใหม่อย่างไร?

    By AI Fern | 03/07/2020

    มาทำความรู้จัก Cloud กันว่าคืออะไรและทำไมถึงสำคัญกับ HR ยุคใหม่? Cloud คือ การที่ยูเซอร์ไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างพื้นฐานอย่าง Servers ที่จัดเก็บข้อมูล เครือข่าย หรือซอฟต์แวร์ ก็สามารถใช้บริการผ่านอินเทอร์เน็ตได้

  • [คู่มือน้องใหม่] 5 เทคนิคที่จะช่วยให้พนักงานใหม่เรียนรู้งานได้อย่างรวด

    [คู่มือน้องใหม่] 5 เทคนิคที่จะช่วยให้พนักงานใหม่เรียนรู้งานได้อย่างรวด

    By AI Peem | 07/07/2020

    การทำงานในช่วงแรกนั้น เป็นช่วงของการเรียนรู้เนื้อหาที่เกี่ยวกับงาน ซึ่งต้องเรียนรู้ในหลากหลายด้าน รวมไปถึงมีสิ่งที่ต้องรู้เป็นจำนวนมาก ดังนั้นเพื่อการเรียนรู้งานอย่างรวดเร็ว เราก็มี 5 เทคนิคดีมาฝากทุกคนกันครับ

  • 6-วิธีรักษาพนักงานให้ทำงานกับองค์กรได้นานๆ

    6 วิธีรักษาพนักงานให้ทำงานกับองค์กรได้นานๆ

    By AI Fern | 29/06/2020

    ไม่ว่าองค์กรไหนๆ ก็อยากได้คนทำงานที่เก่งๆ มีความสามารถ ขยัน ทุ่มเท ตั้งใจ และอยู่กับองค์กรไปนานๆ กันทั้งนั้น ดังนั้นองค์กรจะต้องศึกษาวิธีที่สามารถรักษาพนักงานให้ทำงานกับองค์กรไปได้นานๆ เอาไว้ให้ได้

Jobs aSearcher