G Suite บริการอีเมลสำหรับธุรกิจจาก Google

G Suite คืออะไร? จำเป็นและมีประโยชน์อย่างไรต่อองค์กร คงต้องทำความเข้าใจกันก่อนว่าในปัจจุบันการทำธุรกิจผ่านโลกออนไลน์นั้นเป็นอะไรที่ง่ายขึ้นกว่าเดิมมาก และแน่นอนว่าในการติดต่อสื่อสารกับลูกค้านอกจากจะใช้โซเชียลมีเดียแล้ว การมี Email ในการติดต่อธุรกิจนั้นก็เป็นสิ่งจำเป็นไม่แพ้กัน

ซึ่งหลายๆ ธุรกิจอาจจะยังใช้ฟรีอีเมลของ Gmail อยู่ แต่เมื่อธุรกิจของคุณเริ่มเติบโตและความน่าเชื่อถือเป็นสิ่งจำเป็นที่ขาดไม่ได้ การที่คุณย้ายมาใช้ G Suite ย่อมดูดีและน่าเชื่อถือกว่าแบบฟรีอีเมลแน่นอน แถมการใช้งานก็เหมือนเดิม เหมือนกับการใช้งานฟรี Gmail ทำให้ไม่ต้องเปลี่ยนพฤติกรรมหรือเรียนรู้ใหม่ให้เสียเวลา ซึ่ง G Suite ไม่ได้มีแค่ Gmail อย่างเดียวเท่านั้น ภายใต้ Account ที่ได้รับนั้นยังมีเครื่องมือมากมายที่พร้อมจะช่วยให้การทำธุรกิจเป็นเรื่องง่าย เช่น Google Calendar, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms, Google Drawings, Google My Maps, Google Group, Google Photos, Google Sites และยังมีอีกมากมาย

G Suite คืออะไร? มีประโยชน์อย่างไรต่อองค์กร?

G Suite คืออะไร? มีประโยชน์อย่างไรต่อองค์กร? G Suite นั้นเป็นแพ็คเกจของบริการที่ใช้ระบบคลาวด์ ซึ่งทำให้ผู้ใช้ในองค์กร ธุรกิจ หรือโรงเรียนสามารถทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ในรูปแบบใหม่ที่ไม่ใช่แค่ใช้อีเมลและแชท แต่ยังมีการประชุมทางวิดีโอ โซเชียลมีเดีย การทำงานร่วมกันในเอกสารแบบเรียลไทม์และอีกมากมาย เพียงลงชื่อสมัครใช้บัญชี G Suite โดยระบุชื่อโดเมนที่ต้องการใช้กับบริการของ Google เมื่อยืนยันว่าเป็นเจ้าของโดเมนแล้ว คุณและทีมก็จะสามารถเริ่มใช้ Gmail, ปฏิทิน, ไดรฟ์ และบริการหลักอื่นๆ ของ G Suite รวมถึงบริการเพิ่มเติมอื่นๆ เช่น Google+, แฮงเอาท์, Blogger และอีกมากมาย

ประโยชน์ของ G Suite

1. ความเป็นเจ้าของใน Email Account

สามารถป้องกันและแก้ปัญหาการโยกย้ายถ่ายเทงานหรือปัญหาข้อมูลจำนวนมากรั่วไหลออกไปได้ เพราะบริษัทเป็นเจ้าของในทุก Email Account ไม่ใช่พนักงาน จึงไม่ต้องกังวลว่าถ้าพนักงานลาออกหรือย้ายไปอยู่กับบริษัทอื่นๆ เขาจะนำข้อมูลออกไปด้วยหรือไม่ หรือหากเกิดเหตุนั้นจริงๆ คุณก็สามารถตรวจสอบเพื่อดำเนินคดีความได้เช่นกัน

2. มีพื้นที่เก็บข้อมูลให้แบบไม่จำกัด

โดยพื้นฐานของการใช้อีเมลฟรีจะได้พื้นที่เก็บข้อมูลที่จำกัด หากบริษัทหรือองค์กรเปลี่ยนจากอีเมลฟรีมาใช้ G Suite ก็จะทำให้ในแต่ละ Account สามารถได้รับพื้นที่ใช้งานในขั้นเริ่มต้นอย่างน้อย 30 GB และสามารถอัพเกรดไปถึงขั้นไม่มีจำกัด Unlimited ตามแต่กับแพ็คเกจหรือตามแต่เวอร์ชั่นที่เลือกใช้งาน

3. สิทธิในการเป็นเจ้าของไฟล์งาน

ไฟล์งาน Google Docs, Sheets, Slides และอื่นๆ ที่พนักงานสร้างภายใต้ G Suite Account ความจริงแล้วสิทธิในการเป็นเจ้าของไฟล์ก็ควรจะเป็นบริษัไม่ใช่พนักงาน บริษัทอาจจะออกกฎระเบียบเพิ่มเติมให้ทำการเก็บข้อมูลงานทั้งหมดไว้บน Google Drive ซึ่งถ้าใครมีการทำงานหรือเก็บงานบนเครื่องส่วนตัวก็ควรจะให้ทำการ Backup งานขึ้นไปเก็บไว้บน Google Drive ด้วย หากวันใดวันหนึ่งพนักงานลาออก ก็จะทำให้ข้อมูลอยู่ภายใต้ความควบคุมของบริษัทไม่ได้ติดตามพนักงานออกไปด้วย

4. สามารถแชร์งานได้สะดวก และง่ายต่อการทำงานมากกว่าหนึ่งคน

รูปแบบการแชร์งานเอกสารต่างๆ เป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่นิยมใช้งานกันมากโดยเฉพาะภายในองค์กรที่ต้องอาศัยคนมากกว่าหนึ่งคนในการทำงานร่วมกันต่อเอกสารชุดนั้น ซึ่งทาง G Suite ได้ออกแบบระบบการแชร์เอกสารผ่านทาง G Suite Account ได้อย่างสะดวกและใช้งานง่าย แล้วยังสามารถกำหนดขอบเขตการใช้งานได้ด้วยว่าต้องการให้เข้ามาอ่านเพียงอย่างเดียว หรือสามารถแก้ไขชิ้นงานนั้นได้

5. สร้างอีเมลแบบกลุ่ม เพื่อส่งไปตามแผนกหรือหน่วยงานที่ต้องการได้

สามารถส่งอีเมลหาพนักงานได้หลายคน โดยไม่ต้องมานั่งใส่ชื่อของแต่ละคน ซึ่งจะเสียเวลามาก โดยเฉพาะหากต้องการส่งให้ทีมงานที่มีสมาชิกในการทำงานนั้นๆ มากกว่า 7-10 คนขึ้นไป ดังนั้น G Suite จึงออกแบบการทำงานที่ตอบโจทย์ในส่วนนี้ คือสามารถที่จะสร้างอีเมลแบบเป็นกลุ่มตามที่แอดมินต้องการแล้วกำหนดเข้าในทีมหรือแผนกนั้นๆ ได้เลย

6. เพิ่มความน่าเชื่อถือและส่งเสริมภาพลักษณ์ของบริษัทในการใช้งาน

ปกติถ้าบริษัทของคุณใช้ฟรี Gmail ด้านซ้ายบนของหน้าจอการใช้งานจะเห็นเป็นโลโก้ของ Google ซึ่งดูแล้วไม่ค่อย Professional เท่าไหร่ เพราะไม่ได้บ่งบอกถึงภาพลักษณ์ของบริษัท ดังนั้นถ้าบริษัทใช้ G Suite โลโก้ที่กล่าวนั้นจะสามารถเปลี่ยนไปเป็นของบริษัทได้ตามที่ต้องการ ซึ่งมันแสดงถึงความเป็นมืออาชีพของบริษัทในการมีอีเมลเป็นของตนเอง

7. เพิ่มความปลอดภัยด้วย 2-Step Verification

การเข้าถึงรหัสผ่านข้อมูลในทุกวันนี้มีการแก้ทางและการโจมตีที่รุนแรงมากขึ้น ระบบการป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลจึงไม่อาจใช้รหัสผ่านเพียงอย่างเดียวได้อีกต่อไป โดยเฉพาะข้อมูลสำคัญภายในหน่วยงานนั้นๆ เพื่อแก้ปัญหานี้ ทาง Google ได้เพิ่มความปลอดภัยให้กับผู้ใช้งานของ G Suite อีกชั้นหนึ่ง ซึ่งเรียกว่า 2-Step Verification นั่นคือ ผู้ที่ล่วงรู้รหัสของเรา ก็ยังไม่สามารถเข้าถึงบัญชีหรือเจาะเข้ามาได้ง่ายๆ เพราะก่อนที่จะเข้าใช้งาน นอกจากที่จะต้องใส่รหัสผ่านแล้ว ทางผู้ใช้งานก็ต้องใส่ข้อมูลเพิ่มเติมบางอย่างเช่น รหัสเลข 6 หลัก ที่ถูกส่งมาให้ทาง SMS บนมือถือ หรืออาจเลือกใช้แอพที่สร้างเลขรหัสนี้แล้วติดตั้งไว้บนมือถือก็ยังได้

8. ทำให้ Video Conference กลายเป็นเรื่องง่าย

ปัจจุบันการทำงานมีรูปแบบที่เปลี่ยนไป ผู้คนสามารถทำงานจากที่ใดก็ได้ ดังนั้นจึงต้องมีเครื่องมือที่ทำให้การติดต่อสื่อสารหรือการประชุมเป็นเรื่องง่าย Google จึงได้ออกแบบอุปกรณ์ที่ชื่อ Chrome devices for meetings ที่สามารถเชื่อมโยงกับทุกฝ่าย ไม่ว่าจะเป็นเจ้าหน้าที่ พนักงาน ลูกค้า เพียงแค่คลิกเท่านั้น นอกจากนี้ ยังสามารถติดตั้งและผูกเข้ากับ Google Calendar ซึ่งเป็นฟังก์ชั่นหนึ่งของ G Suite ซึ่งทำให้คุณสามารถนัดหมายเพื่อเปิดประชุม Video Conference ได้อย่างง่ายดาย

9. สร้างชื่ออีเมลย่อยเพิ่มเติมได้หลากหลาย

ในทุกบัญชีของ G Suite ซึ่งออกมาให้กับพนักงานหรือเจ้าหน้าที่ในแผนกนั้น ยังมีความสามารถสร้างชื่อย่อยของอีเมล (Email Aliases) ที่มีความหลากหลาย และทำให้เกิดความสะดวกและง่ายดายสำหรับการใช้งานในเวลาติดต่อกับลูกค้าภายนอกด้วย แต่ในกรณีที่คุณต้องแจกนามบัตรหรือให้อีเมลกับลูกค้า ถ้าหากมีชื่อยาวเกินไปก็อาจจะทำให้ลูกค้าจำสับสนได้ ในกรณีนี้สามารถสร้าง Email Aliases ให้สั้นลง เพื่อสร้างได้หลากหลายชื่อและทำให้ลูกค้าจดจำได้ง่ายด้วย

10. สามารถเชื่อมต่อได้ทุกอุปกรณ์

ข้อดีของบริการ G Suite คือการออกแบบมาให้รองรับกับการทำงานบนอุปกรณ์ต่างๆ เช่น คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ และแอพต่างๆ เช่น Apple Mail หรือกระทั่งการใช้งาน Microsoft Outlook ไม่ว่าเจ้าหน้าที่หรือพนักงานจะล็อคอินเข้ามาจากเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ชนิดไหน ก็ยังคงสามารถใช้งานแอพที่ต้องการได้เหมือนเดิม

11. เพิ่มโดเมนได้ฟรี

ถ้าหน่วยงานหรือองค์กรของคุณได้ชื่อโดเมนใหม่ หรือทำธุรกิจหลายโดเมน ก็สามารถเพิ่มโดเมนลงในบัญชีได้ โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ซึ่งทำให้ผู้ใช้สามารถมีข้อมูลประจำตัวได้หลายโดเมน แล้วใช้การแชร์บริการต่างๆ ในฐานะองค์กรเดียวได้

12. มีบริการหลังการขาย 24 ชั่วโมง

G Suite มีบริการหลังการขายในแบบ 24 ชั่วโมง ทั้ง 7 วัน ไม่ว่าจะในกรณีที่พบปัญหาการใช้งาน ทางผู้ดูแลระบบสามารถติดต่อเพื่อขอรับบริการได้ทั้งจากในหลายช่องทาง ไม่ว่าจะด้วยการโทรศัพท์ ทางการส่งอีเมล ไปจนถึงการแชทต่างๆ ซึ่งบริการนี้จะไม่มีใน ฟรี Gmail

ขอบคุณข้อมูลจาก Metrabyte Cloud