เคล็ดลับดีๆ ที่จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น


Meeting, การประชุม, เคล็ดลับ, Trick, ประชุม, ประสิทธิภาพ, Performance

เคล็ดลับดีๆ ที่จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น

" การประชุมถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างหนึ่งในการทำงาน "

การทำงานกับการประชุมเป็นสิ่งที่ต้องอยู่คู่กันอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ของคนทำงานทุกคน เพราะการประชุมคือสื่อกลางในการปฏิบัติงานด้านการจัดการ ให้ข่าวสารข้อมูลและวิธีการดำเนินงานจากองค์กรไปสู่บุคลากร ตลอดจนการตัดสินใจในเรื่องใดๆ ร่วมกัน ซึ่งการประชุมงานก็มีหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นประชุมวางแผนประจำปี ประชุมเพื่อแจ้งข่าวสาร ประชุมเพื่อขอความคิดเห็น ประชุมเพื่อหาทางแก้ไขเมื่อมีปัญหา เป็นต้น ทั้งนี้ หัวใจสำคัญที่สุดของการประชุมอยู่ที่การใช้เวลาให้คุ้มค่ามากที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อให้การประชุมไม่ใช่เรื่องน่าเบื่อที่ทุกคนรู้สึกว่าเสียเวลาการทำงานไปมากนัก ซึ่งวันนี้เรามีเคล็ดลับดีๆ ที่จะทำให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น มาบอกทุกคนกันค่ะ

Meeting, การประชุม, เคล็ดลับ, Trick, ประชุม, ประสิทธิภาพ, Performance

1.มีหัวข้อและวาระการประชุมที่ชัดเจน

ในการประชุมแต่ละครั้ง นอกจากวัน เวลา และสถานที่สำหรับการประชุมแล้ว ทุกครั้งที่ส่งคำเชิญเข้าร่วมประชุม ต้องไม่ลืมที่จะแนบรายละเอียดหัวข้อและวาระการประชุมที่ชัดเจน เพื่อกำหนดขอบเขตของเนื้อหาการประชุมให้ครอบคลุมมากที่สุด นอกจากนี้ควรกำหนดเวลาว่าแต่ละหัวข้อการประชุมควรใช้เวลาในการคุยกันประมาณเท่าไหร่ เพื่อบริหารจัดการเวลาประชุมให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

Meeting, การประชุม, เคล็ดลับ, Trick, ประชุม, ประสิทธิภาพ, Performance

2.เตรียมพร้อมก่อนการประชุม

ผู้เข้าประชุมทุกคนควรรับทราบเกี่ยวกับหัวข้อในการประชุมก่อนวันประชุมจริง ควรมีการแจ้งล่วงหน้าว่าอะไรบ้างที่เป็นการบ้านที่คนที่เข้าประชุมควรเตรียมตัวมาก่อน ข้อมูลอะไรที่ควรรู้ แต่ละคนควรเตรียมตัวให้พร้อม เพื่อช่วยให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น และประหยัดเวลา

Meeting, การประชุม, เคล็ดลับ, Trick, ประชุม, ประสิทธิภาพ, Performance

3.มีผู้นำการประชุม

ทุกการประชุมจะต้องมีผู้นำการประชุม ซึ่งจะทำหน้าที่ในการตัดสินใจ คอยกระตุ้น คอยไกล่เกลี่ยเวลาเกิดเรื่องกระทบกระทั่งกันระหว่างประชุม คอยสรุปไอเดีย คอยตัดขอบเวลาเนื้อหาสาระของการประชุมเมื่อเริ่มออกนอกประเด็น และสามารถฟังธงได้ในทุกหัวข้อที่ประชุมกัน ซึ่งการมีผู้นำการประชุมจะทำให้การประชุมเป็นไปได้อย่างราบรื่นมากขึ้นนั่นเองค่ะ

Meeting, การประชุม, เคล็ดลับ, Trick, ประชุม, ประสิทธิภาพ, Performance

4.เปิดโอกาสให้ทุกคนในที่ประชุมมีส่วนร่วม

ในการประชุม ทุกคนในที่ประชุมควรมีโอกาสได้พูดคุย แสดงความคิดเห็น หรือถามข้อสงสัยต่างๆ เพราะการที่มีเพียงคนใดคนหนึ่งพูดอยู่คนเดียว หรือเสนอความเห็นอยู่เพียงคนเดียว อาจเป็นการปิดกั้นและทำให้เสียโอกาสที่จะได้ข้อมูลหรือไอเดียใหม่ๆ

Meeting, การประชุม, เคล็ดลับ, Trick, ประชุม, ประสิทธิภาพ, Performance

5.จำกัดจำนวนคน

จำนวนคนที่มากเกินไปย่อมไม่เป็นผลดีต่อการประชุม การประชุมที่ดีควรเน้นผู้ที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อประชุมจริงๆ และเน้นผลลัพธ์ของการประชุมมากกว่าการให้บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องต้องเสียเวลาทำงานมานั่งเข้าร่วมการประชุมด้วย

Meeting, การประชุม, เคล็ดลับ, Trick, ประชุม, ประสิทธิภาพ, Performance

6.จดบันทึกการประชุมเสมอ

ควรกำหนดให้มีคนทำหน้าที่จดบันทึกการประชุมโดยละเอียดทุกครั้ง อาจจะเป็นเลขานุการ หรือใครก็ตามที่สามารถจดข้อมูลได้รวดเร็ว เข้าใจง่าย และมีระเบียบ ทำให้ผู้เข้าร่วมการประชุมคนอื่นๆ ไม่ต้องควรกังวลในการจดข้อมูลสำคัญ และมีสมาธิกับการประชุมได้อย่างเต็มที่

Meeting, การประชุม, เคล็ดลับ, Trick, ประชุม, ประสิทธิภาพ, Performance

7.ใช้เทคโนโลยีในการประชุม

การใช้เทคโนโลยีในการประชุม จะช่วยอำนวยความสะดวกในการประชุมทางไกลที่ไม่จำเป็นต้องอยู่ในห้องประชุม ทำให้ประหยัดเวลาในการเดินทาง ลดค่าใช้จ่ายขององค์กร นอกจากนี้การนำเสนอข้อมูลก็ง่ายมากขึ้น ด้วยระบบอินเทอร์เน็ตและเทคโนโลยีไร้สายที่สามารถเชื่อมต่อไปยังระบบแสดงผลรูปแบบต่างๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้การประชุม

Meeting, การประชุม, เคล็ดลับ, Trick, ประชุม, ประสิทธิภาพ, Performance

8.สรุปรายละเอียดอีกครั้งก่อนปิดการประชุม

เมื่อวาระการประชุมต่างๆ จบลงแล้ว ก่อนปิดการประชุมควรจะมีการสรุปถึงสิ่งที่พูดคุยกันไปในที่ประชุมอีกครั้ง และอาจมีการจ่ายงานให้กับผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนให้ชัดเจน ทั้งรายละเอียดและระยะเวลาของงานแต่ละชิ้น

Meeting, การประชุม, เคล็ดลับ, Trick, ประชุม, ประสิทธิภาพ, Performance

9.ติดตามผล ทำตามแผนของที่ประชุม

หลังการประชุมทุกครั้งมักจะมีการแบ่งงาน หรือมอบหมายความรับผิดชอบให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องอยู่เสมอ หลังจากมีการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบไปแล้ว จะต้องมีคนติดตามว่างานนั้นๆ ดำเนินไปถึงไหน และอยู่ในกรอบเวลาที่ตั้งไว้หรือไม่ ตลอดจนรวบรวมข้อมูลจากสิ่งที่ได้ทำไปแล้วเก็บไว้เพื่อนำเสนอในการประชุมครั้งต่อๆ ไป


Other News

ขอพรต้องได้พร. . .เริ่มต้นปี 2019 ด้วยการไหว้พระ 9 วัด
ขอพรต้องได้พร. . .เริ่มต้นปี 2019 ด้วยการไหว้พระ 9 วัด

"การไหว้พระ 9 วัด ควรไปวัดไหนบ้างแต่ละวันมีความหมายยังไง?"

16 Oct 2019

ข่าว : SMS แจ้งเตือนผู้ประกันตน มาตรา39 ส่งเงินสมทบทุกเดือน
ข่าว : SMS แจ้งเตือนผู้ประกันตน มาตรา39 ส่งเงินสมทบทุกเดือน

SMS แจ้งเตือนผู้ประกันตน มาตรา39 ส่งเงินสมทบทุกเดือน ก่อนสิ้นสภาพ!

16 Oct 2019